archivsatzung

Satzung des Spitalarchivs Regensburg
Das St. Katharinenspital erlässt aufgrund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. September 1989 (GVBl S. 585, BayRS 2020-1-1-I), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. August 1990 (GVBl S. 268), und Art. 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710) folgende Satzung:

ABSCHNITT I
Allgemeines


Art. 1: Geltungsbereich
Diese Satzung gilt für die Archivierung von Unterlagen im Spitalarchiv Regensburg.

Art. 2: Begriffsbestimmungen
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschlieߟlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei dem St. Katharinenspital und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschlieߟlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.


(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.


(3) Archivierung umfassŸt die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschlieߟen, nutzbar zu machen und auszuwerten.


ABSCHNITT II
Aufgaben


Art. 3: Aufgaben des Spitalarchivs Regensburg
(1) Das St. Katharinenspital unterhält ein Archiv. Das Spitalarchiv ist die Fachdienststelle für alle Fragen des Archiv- und Registraturwesens im St. Katharinenspital.


(2) Das Spitalarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller Einrichtungen des St. Katharinenspitals zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf das Archivgut der Rechtsvorgänger des St. Katharinenspitals.


(3) Das Spitalarchiv kann aufgrund besonderer Vereinbarungen auch Archivgut anderer Stellen übernehmen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.


(4) Das Spitalarchiv kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht. Für dieses Archivgut gelten nur Art. 8 und 9 mit der Maߟgabe, dassŸ besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Spitalarchiv.


(5) Das Spitalarchiv berät die Verwaltung des St. Katharinenspitals bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es kann auߟerdem Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivguts beraten und unterstützen, soweit daran ein Interesse des St. Katharinenspitals besteht.


(6) Das Spitalarchiv fördert die Erforschung der Spitalgeschichte.


Art. 4: Anbietung
(1) Alle Einrichtungen des St. Katharinenspitals haben dem Spitalarchiv die Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Dies ist in der Regel 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen anzunehmen, soweit durch Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmt ist. Anzubieten sind auch Unterlagen, die
 1. personenbezogene Daten enthalten, einschlieߟlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten,
 2. unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen.
 Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoߟen würde.


(2) Durch Vereinbarung zwischen dem Spitalarchiv und der anbietenden Stelle kann
 1. auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden,
 2. der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im Einzelnen festgelegt werden und
 3. die Auswahl der anzubietenden maschinenlesbar gespeicherten Informationen einschlieߟlich der Form der Datenübermittlung im Einzelnen festgesetzt werden.


(3) Dem Spitalarchiv ist Einsicht in die angebotenen Unterlagen und in die Findmittel der Registratur zu gewähren.

 

(4) Entscheidet das Spitalarchiv nicht innerhalb von sechs Monaten über die ܜbernahme angebotener Unterlagen, ist die anbietende Stelle zu deren weiterer Aufbewahrung nicht verpflichtet.


Art. 5: ܜbernahme
(1) Das Spitalarchiv übernimmt die von ihm im Benehmen mit der anbietenden Stelle als archivwürdig bestimmten Unterlagen. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint worden ist, sollen von der anbietenden Stelle vernichtet werden.


(2) Vor der ܜbernahme von Unterlagen im Sinn von Art. 6 Abs. 1 Satz 3 mussŸ das Spitalarchiv durch geeignete Maߟnahmen oder entsprechende Festlegungen sicherstellen, dassŸ schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter und überwiegende Interessen des Gemeinwohls auch nach der Archivierung angemessen berücksichtigt werden.


(3) Das Spitalarchiv kann archivwürdige Unterlagen bereits vor Ablauf besonderer Aufbewahrungsfristen endgültig übernehmen, wenn sie älter als 30 Jahre sind. Die Aufbewahrungsfristen werden in diesem Fall durch die Aufbewahrung im Archiv gewahrt.


Art. 6: Auftragsarchivierung
(1) Das Spitalarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maߟgebenden Rechtsvorschriften fort. Die Verantwortung des Spitalarchivs beschränkt sich auf die in Art. 8 Abs. 1 Satz 1 bestimmten Maߟnahmen.


(2) Für die Anbietung, die Entscheidung über die Archivwürdigkeit und die ܜbernahme der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelten Art. 5 und 6 entsprechend.


Art. 7: Verwaltung und Sicherung des Archivguts
(1) Das Spitalarchiv hat die ordnungs- und sachgemäߟe dauernde Aufbewahrung und Benützbarkeit des Archivguts und seinen Schutz vor unbefugter Benützung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maߟnahmen sicherzustellen. Das Spitalarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschlieߟen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. Sollen solche Unterlagen in gröߟerem Umfang vernichtet werden, mussŸ das Benehmen mit der abgebenden Stelle hergestellt werden. Das Spitalarchiv kann, soweit dies unter archivischen Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist, mit Zustimmung der abgebenden Stelle die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer Form archivieren und die Originalunterlagen vernichten.


(2) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.


Art. 8: Benützung des Spitalarchivs
(1) Das im Spitalarchiv verwahrte Archivgut steht nach Maߟgabe der folgenden Absätze und der Benützungsordnung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benützung zur Verfügung.


(2) Das im Spitalarchiv verwahrte Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt. Die Zulassung zur Benützung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit
 1. Grund zu der Annahme besteht, dassŸ Interessen des St. Katharinenspitals gefährdet würden.
 2. Grund zu der Annahme besteht, dassŸ schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen.
 3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,
 4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder
 5. durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.


(3) Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maߟgabe des Absatzes 4 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benützung ausgeschlossen. Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benützt werden. Die Schutzfristen gelten nicht für Maߟnahmen nach Art. 9 Abs. 1 Sätze 2 und 4.


(4) Mit Zustimmung der abgebenden Stelle können die Schutzfristen im Einzelnen Benützungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dassŸ schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässŸlich ist und sichergestellt ist, dassŸ schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. Die Schutzfristen können mit Zustimmung der abgebenden Stelle um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.


(5) Die Benützung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 3 und 4 zulässig. Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.


Art. 9: Schutzrechte
(1) Vorschriften des Datenschutzrechts über den Auskunftsanspruch des Betroffenen bleiben unberührt. An Stelle der Auskunft kann das Archiv Einsicht in die Unterlagen gewähren.


(2) Rechtsansprüche Betroffener auf Berichtigung sind in der Weise zu erfüllen, dassŸ zu berichtigende Unterlagen um eine Richtigstellung ergänzt werden. Ist dies möglich, sind die Unterlagen besonders zu kennzeichnen.


(3) Der Betroffene kann verlangen, dassŸ Unterlagen, die sich auf seine Person beziehen, eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er glaubhaft macht, durch eine falsche Tatsachenbehauptung beeinträchtigt zu sein. Dies gilt nicht für Feststellungen, die in einer rechtskräftigen gerichtlichen oder in einer bestandskräftigen behördlichen Entscheidung enthalten sind. Nach dem Tod des Betroffenen kann die Beifügung einer Gegendarstellung von den Erben sowie von dem Ehegatten, den Kindern oder den Eltern verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran geltend machen können.


(4) Unterlagen sind zu vernichten, wenn sie zum Zeitpunkt der Abgabe an das Archiv von der abgebenden Stelle hätten vernichtet werden müssen. Unterlagen sind nicht zu vernichten, wenn die sich aus anderen Vorschriften ergebenden Vernichtungspflichten erst nach der Abgabe an das Archiv entstehen. Bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung dürfen diese Unterlagen nur benützt werden, wenn die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.


ABSCHNITT III
SchlussŸbestimmungen

Art. 10: Ermächtigungen
Das Aufsichtsgremium der St. Katharinenspitalstiftung (= Spitalrat) ermächtigt den Spitalmeister, durch Verordnung
 1. die Benützung des Spitalarchivs, vor allem die Zulassung, den AusschlussŸ und das Verhalten in dem Archiv zu regeln und
 2. die Maߟnahmen zur Sicherung der in Art. 10 Abs. 2 Satz 3 Nrn. 1 bis 5 aufgezählten Belange im Einzelnen festzulegen.

Art. 11: Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am 1. August 1991 in Kraft.


Regensburg, den 22. Juli 1991
Der Spitalmeister des St. Katharinenspitals